Ako mať informácie o svojej firme kedykoľvek a kdekoľvek

Aké sú výhody okamžitej dostupnosti informácií?

Možnosť mať informácie okamžite po ruke prináša každému podnikateľovi množstvo benefitov. Medzi tri kľúčové výhody však určite platí:

1. Rýchla komunikácia so zákazníkmi: Môžete im napríklad okamžite oznámiť, koľko výrobkov máte skladom, v akom štádiu je ich objednávka, za ako dlho im produkt alebo službu doručíte atď.
2. Efektívnejšia spolupráca s kolegami: Vďaka digitálnym nástrojom môžete v reálnom čase zdieľať aktuálne informácie naprieč celým tímom. To zvyšuje produktivitu každého člena tímu a tiež urýchľuje riadenie procesov a dokončovanie jednotlivých úloh. Predídete tak zbytočným nedorozumeniam, chybám alebo oneskoreniam.
3. Relevantné kľúčové rozhodnutia: Na nové príležitosti alebo hrozby môžete reagovať doslova okamžite. Môžete predchádzať chybám, ktoré by vás mohli stáť čas, peniaze alebo reputáciu. To vám pomôže získavať silnejšiu pozíciu na trhu a zvyšovať svoju konkurencieschopnosť.

Ako si vybrať správne digitálne nástroje

Pri výbere sa okrem ceny zamerajte predovšetkým na recenzie a hodnotenia používateľov. Venujte tiež čas tomu, aby ste dôkladne otestovali niekoľko skúšobných verzií a vzájomne ich porovnali. Vybraný nástroj by mal byť zároveň natoľko intuitívny, aby s ním dokázal pracovať každý člen tímu. Možno budete zvážiť jeho kompatibilitu s programami a aplikáciami, ktoré už vo firme využívate. A v neposlednom rade myslite na budúci rast vašej spoločnosti, a teda na možnú škálovateľnosť vybraného nástroja.

Aké digitálne nástroje vám môžu pomôcť?

Na internete nájdete nástroje, ktoré sa zameriavajú na konkrétne oblasti vášho podnikania, ako aj univerzálne platformy, ktoré ponúkajú širokú škálu funkcií. Záleží len na vás a vašom type podnikania, ktorá platforma alebo aplikácia vám bude najlepšie vyhovovať:

1. Cloudové úložisko: Služby ako Google Drive, Dropbox alebo Microsoft OneDrive umožňujú jednoduchý prístup k rôznym typom súborov kdekoľvek a kedykoľvek.
2. Softvér CRM: Nástroje ako Pipedrive CRM, Raynet alebo HubSpot uľahčujú riadenie vzťahov so zákazníkmi.
3. Fakturačné systémy: iDoklad alebo FakturaOnline.sk sú nástroje známe svojou širokou škálou funkcií, jednoduchým používaním a rozumnou cenou.
4. Softvér na riadenie projektov: Aplikácie ako Asana, Trello, Aputime, BaseCamp alebo ActiveCollab pomáhajú pri riadení projektov a tímov.
5. Komunikačné platformy: Slack, Basecamp, ActivCollab, ale aj Google Meet, Microsoft Teams alebo Zoom uľahčujú komunikáciu a tímovú spoluprácu.
6. Analytické nástroje: Google Analytics alebo SEMrush ponúkajú podrobnú analýzu údajov na internete.
7. Platformy pre elektronický obchod: Shopify, WooCommerce alebo Magento umožňujú efektívnu správu internetového obchodu.
8. Emailingové nástroje: Ecomail, Mailerlite alebo Smartemailing.
9. Automatizácia marketingu: Nástroje ako Mailchimp alebo ActiveCampaign automatizujú marketingové kampane.
10. Nástroje na sledovanie: Softvér na sledovanie inventáru alebo logistiky, ako napríklad ShipStation či systémy WMS, ponúkajú informácie o zásobách a distribúcii v reálnom čase.

Rady a tipy

• V tíme využívajte nástroje na spoluprácu: Vďaka nim budete všetci na rovnakej vlne, nech už ste kdekoľvek. Nástroje môžete využiť na komunikáciu, na ukladanie poznámok, zdieľanie súborov alebo zadávanie úloh. Vhodný nástroj vyberajte spoločne s tímom a uistite sa, že všetci jeho členovia vedia, ako aplikáciu používať. Prípadne ponúknite školenia.
• Pravidelne zálohujte: Predídete tak strate dát v prípade poruchy hardvéru alebo hackerského útoku.
• Dbajte na kybernetickú bezpečnosť: Všetky dáta a systémy dostatočne chráňte pred kybernetickými hrozbami. Zvláštnu pozornosť venujte obchodnému tajomstvu, dokumentom chráneným NDA a klientskym údajom, ktoré podliehajú GDPR.
• Využívajte mobilné aplikácie: Mnoho softvérových programov pre správu podnikania ponúka aj mobilné aplikácie. Tie umožňujú sledovať kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI), schvaľovať faktúry, spravovať úlohy a komunikovať s klientmi a zamestnancami na cestách.