Ako na zálohové faktúry

Kedy a ako vystavovať zálohové faktúry?

Chýba vám odvaha vystaviť zálohovú faktúru? Uvedomte si, že pri každej práci trávite čas, spotrebúvate drahý materiál a vznikajú vám ďalšie náklady, ktoré musí niekto zaplatiť. A ak to nechcete byť vy, jediným riešením je záloha. Zálohu by ste mali žiadať vždy, keď vytvárate výrobok priamo na mieru. To znamená, že ho nebudete predávať nikomu inému. V takýchto situáciách môžete vystaviť:

• zálohovú faktúru - v ktorej požadujete časť ceny vopred,
• proforma faktúru - ak požadujete zaplatenie celej ceny vopred.

Zálohová (alebo pro forma) faktúra nie je v zákone definovaná, ale mala by obsahovať:

• kto ju vystavil,
• názov odberateľa,
• čiastku,
• čo fakturujem (neuvádzajte konkrétny názov tovaru alebo služby, radšej napíšte napr. záloha na tovar za august),
• platobné údaje (ako faktúru uhradiť a kedy). Takáto faktúra by mala mať taktiež svoj vlastný číselný rad. Zálohové faktúry nie sú účtovné ani daňové doklady. Práve preto ich nebudete účtovať. Odporúčame vám však, aby ste si viedli ich evidenciu. Ak prijmete zálohovú faktúru v hotovosti, vystavíte klientovi pokladničný doklad.

Ako vyúčtovať zálohovú platbu po odovzdaní zákazky?

Po dokončení práce vystavíte vyúčtovaciu faktúru. V nej uvediete (okrem základných údajov):

• celkovú sumu zákazky,
• sumu zaplatenú klientom,
• sumu, ktorá zostáva zaplatiť. Vyúčtovacia faktúra je účtovný a daňový doklad.

Zálohová faktúra pre platcov DPH

Ste platiteľ DPH? Nezabúdajte, že v súlade s § 19 ods. 4 zákona o DPH vám vzniká povinnosť odviesť z prijatého preddavku DPH. Pri vystavovaní zálohovej faktúry preto nesmiete zabudnúť na to, že požadovaná záloha musí okrem samotnej sumy za službu alebo tovar obsahovať aj 20 %, resp. 10 % daň. Ako vystaviť zálohovú faktúru v prípade, že ste platca DPH?

• Uveďte, že nejde o daňový doklad.
• Uveďte celkovú sumu vrátane DPH.
• DPH neuvádzajte samostatne. Po vystavení zálohovej faktúry musíte do 15 dní od prijatia platby vystaviť daňový doklad.

Ako vám môžu pomôcť digitálne technológie?

Zálohové faktúry možno ľahko vystaviť v online fakturačnom programe, ako je napríklad iDoklad alebo SuperFaktúra. Tieto online nástroje vám poradia, aké informácie máte do faktúry uviesť, vyberú správny číselný rad a tiež vás navedú, aké ďalšie doklady máte vystaviť.

Rady a tipy

• Zálohové faktúry nie sú účtovné ani daňové doklady. Napriek tomu sa odporúča viesť ich evidenciu.
• Na zálohovej faktúre neuvádzajte zoznam konkrétnych tovarov alebo služieb. Stačí uviesť napríklad „záloha na tovar – august".
• Nezabudnite zaviesť vlastný číselný rad zálohových faktúr. Premyslite si, ako ich budete evidovať.
• Zálohová faktúra nie je účtovný ani daňový doklad. Môžete ju jednoducho vymazať.
• Dátum na zálohovej faktúre musí byť skorší ako dátum dodania.

Tento článok reflektuje právny stav k 30. 6. 2024.