Ako viesť evidenciu príjmov a výdavkov

Budem zaznamenávať len príjmy alebo aj výdavky?

Väčšina živnostníkov s paušálnymi výdavkami si vedie iba evidenciu príjmov, pohľadávok a zásob. Jej výhodou je to, že je jednoduchšia ako účtovníctvo. Tí, ktorí sa však rozhodnú, že si budú uplatňovať skutočné výdavky, musia viesť zjednodušenú daňovú evidenciu alebo jednoduché či podvojné účtovníctvo, kde sa uvádzajú aj výdavky.

Zaznamenávanie príjmov

Ak si uplatňujete paušálne výdavky, musíte viesť záznamy o príjmoch, pohľadávkach a zásobách. Presná forma evidencie neexistuje, no väčšina živnostníkov využíva tabuľky v programe Excel, do ktorých zaznamenáva všetky potrebné informácie vrátane dátumov a súm.

Daňová evidencia

Ak si chcete uplatniť skutočné výdavky, musíte viesť daňovú evidenciu alebo jednoduché či podvojné účtovníctvo. Keď sa rozhodnete pre evidenciu, budete v nej evidovať príjmy a daňové výdavky v časovom slede, hmotný a nehmotný majetok, zásoby, pohľadávky a záväzky.

Zákon presne nešpecifikuje, ako má daňová evidencia vyzerať. Aj tu platí, že podnikatelia môžu využiť Excel alebo účtovný softvér.

• Ak sa rozhodnete, že budete účtovať v jednoduchom účtovníctve, budete si musieť zaobstarať peňažný denník, knihu pohľadávok a knihu záväzkov.
• V prípade, že si zvolíte podvojné účtovníctvo, nesmie vám chýbať denník, do ktorého budete chronologicky usporadúvať všetky účtovné zápisy, a hlavná kniha. Tá zas bude slúžiť na systematické usporiadanie účtovných zápisov z vecného hľadiska.

Rozlišujte príjmy a výdavky

V prípade uplatňovania skutočných výdavkov, a teda v čase vedenia daňovej evidencie, daňovník rozlišuje medzi výdavkami, ktoré sú daňovo uznateľné a výdavkami, ktoré nie sú daňovými výdavkami. Daňovým výdavkom je výdavok vynaložený na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných príjmov. Ide o výdavok, ktorý ste vynaložili preto, aby ste ovplyvnili svoje príjmy, napr. mzdy zamestnancov, nákup materiálu, spotreba energie, prenájom priestorov a pod. Medzi výdavky, ktoré sú nedaňovými výdavkami môžeme zaradiť napr. výdavky na reprezentáciu, reštauračné nákupy, poskytnutie daru a pod. 

• Súčasťou príjmov uvádzaných v daňovej evidencii sú všetky peňažné a nepeňažné príjmy dosiahnuté z vašej podnikateľskej činnosti. Ale rovnako ako výdavky, aj nie všetky príjmy ovplyvnia vaše dane. Rozlišujeme medzi zdaniteľnými príjmami, t. j. príjmami, ktoré priamo súvisia s vašou podnikateľskou činnosťou a príjmami, ktoré sa považujú za nezdaniteľné príjmy, t. j. sú od dane oslobodené alebo nie sú predmetom dane (napr. príjem získaný vo forme pôžičky alebo úveru, dávky z verejných poistení, náhrady škôd alebo príjmy, pri ktorých bola daň vybratá zrážkou, vyplatená dividenda zo zisku obchodnej spoločnosti a pod.)

Ako zaobchádzať so zahraničnými platbami?

Všetky sumy musíte v evidencii uviesť v eurách. Ak teda fakturujete v inej mene, záleží na tom, na aký účet peniaze prijmete:

• ak na účet v eurách, do evidencie uvediete presnú sumu v eurách,
• ak na účet v cudzej mene, sumu najprv prepočítate denným kurzom Národnej banky Slovenska (NBS).

Ako vám môžu pomôcť digitálne technológie?

Účtovníctvo sa už nezaznamenáva vo fyzických knihách. Namiesto nich sa používajú účtovné programy. Väčšina z nich pozorne sleduje zmeny v zákonoch a dokáže si poradiť aj s kurzovými prepočtami alebo klasifikáciou jednotlivých nákladov. Dokonca, mnohé dokážu zjednodušiť celý proces archivácie a vytvárať rôzne prehľady, ktoré pomáhajú pri obchodných rozhodnutiach.

Rady a tipy

• Sledujte zmeny účtovných a daňových pravidiel a snažte sa viesť záznamy čo najpresnejšie.
• Všetky záznamy musíte mať podložené podpornými dokumentmi (napr. faktúrami, potvrdenkami).
• Ak vediete evidenciu majetku, nesmiete zabúdať na inventarizáciu. Tá sa vykonáva ku dňu, ku ktorému sa zostavuje riadna, priebežná alebo mimoriadna účtovná závierka.
• Ak sa rozhodnete pre vedenie jednoduchého alebo podvojného účtovníctva, odporúčame zaobstarať si účtovný program, ktorý je pravidelne aktualizovaný a zjednoduší vašu administratívu.
• Zaznamenávajte si všetky vami vynaložené daňové výdavky chronologicky, aby ste nestratili prehľad.

Tento článok reflektuje právny stav k 30. 6. 2024.