Elektronické podpisovanie zmlúv a dokumentov online

Výhody a používanie elektronického podpisu

Elektronický podpis možno použiť na podpisovanie rôznych typov dokumentov, ako sú napríklad zmluvy, dodacie listy či objednávky. Jeho používanie uľahčuje komunikáciu s úradmi a obchodnými partnermi a má minimálne dve nesporné výhody:

1. Jednoduchá a rýchla komunikácia – S elektronickým podpisom je podpisovanie dokumentov rýchle a efektívne. Dokumenty môžete podpísať okamžite a bez nutnosti fyzickej prítomnosti všetkých zúčastnených osôb. 
2. Vysoká bezpečnosť – Elektronické podpisovanie je bezpečné. V spojení napríklad s bankovou identitou alebo kvalifikovaným certifikátom potvrdzuje pravosť, teda vašu totožnosť, pričom podpis dokumentu nemožno spätne poprieť. V závislosti od požiadaviek legislatívy alebo miery rizika si môžete vybrať rôzne kvality zabezpečenia elektronického podpisu, od jednoduchého (napr. e-mail) cez zdokonalené a kvalifikované podpisy. 

Zriadenie a používanie elektronického podpisu

Zriadenie elektronického podpisu je na Slovensku bezplatné. Potrebujete na to občiansky preukaz eID s čipom. Ak ho ešte nemáte, žiadosť podáte na ktoromkoľvek oddelení dokladov odboru Okresného riaditeľstva Policajného zboru. Na rovnakom oddelení tiež požiadate aj o vydanie kvalifikovaného certifikátu pre elektronický podpis.

Slovensko.sk ako alternatíva k elektronickému podpisu

Dokumenty odoslané prostredníctvom elektronickej schránky na potráli Slovensko.sk majú rovnakú právnu váhu ako dokumenty s elektronickým podpisom. Portál slúži ako identifikátor pre právnické a fyzické osoby. Mnohé inštitúcie vyžadujú len elektronickú komunikáciu, kedy všetka korešpondencia je doručovaná do vašej online schránky.

Ako vám môžu pomôcť digitálne nástroje?

• Na elektronické podpisovanie môžete okrem globálnych nástrojov s množstvom funkcií, ako sú DocuSign alebo Adobe, využiť aj lokálne riešenia. Prinajmenšom máte istotu, že spĺňajú podmienky našej legislatívy, majú miestnu (českú alebo slovenskú) podporu a sú výrazne lacnejšie. Patria medzi ne napríklad DigiSign, Signi alebo 602.
• Elektronické podpisovanie je jednoduché. Nie je potrebné nič inštalovať ani zložito programovať. Môžete ho používať priamo cez webové rozhranie uvedených nástrojov, sú pripravené na takmer okamžité použitie.

Rady a tipy

• Na elektronické podpisovanie "jednoduchších" dokumentov môžete použiť aj schvaľovacie aplikácie, napríklad Approvals priamo v MS Team.
• Elektronický podpis môžete tiež jednoducho prepojiť so systémami, ktoré už vo firme používate (napr. CRM, ERP, HR alebo účtovné systémy).