Ako viesť obchodné záznamy

Niekedy stačí evidencia príjmov: ale vždy si sledujte výdavky

Ak sa rozhodnete pre systém paušálnych výdavkov, zo zákona sledujete len svoje príjmy. Vždy však sledujte aj svoje náklady: len tak budete mať dobré informácie o svojom podnikaní a stanovíte správnu cenotvorbu. Okrem nákladov sledujte aj cash flow. Ak zdaňujete príjem na základe skutočných výdavkov, musíte si viesť záznamy o svojich príjmoch aj výdavkoch. Výnimočne ste povinní viesť účtovné záznamy aj ako živnostník. To vám poskytne najpresnejšie údaje o vašom hospodárení.

Správna evidencia sprehľadní vaše podnikanie

Odporúčame vám viesť podrobné záznamy pre vlastnú potrebu, aj keď to zo zákona nie je vašou povinnosťou. Rozsah týchto záznamov zvoľte podľa veľkosti a predmetu vášho podnikania. Zbytočne si to nekomplikujte – prekladateľ bez zamestnancov potrebuje oveľa menej dokumentácie ako majiteľ cukrárne.

Aké ďalšie záznamy by ste mali viesť?

• Podnikateľská korešpondencia: Archivujte komunikáciu a e-maily, pomôžu vám v prípadnom súdnom spore.
• CRM (Customer Relationship Management): Prehľadné záznamy o zákazníkoch urýchlia vaše obchodné prípady.
• Záznamy o zmluvách: Databáza zmlúv s dodávateľmi a zákazníkmi, v ktorej môžete vyhľadávať zmluvné podmienky, prípadné sankcie alebo dátumy ukončenia platnosti. Vtedy budete včas vedieť, kedy je čas na nové rokovania.
• Skladové hospodárstvo: Vhodné najmä pre výrobu, e-shopy alebo maloobchodné predajne. Dobré skladové hospodárstvo dokážu viesť aj fakturačné programy, napríklad iDoklad.
• Evidencia zamestnancov: Ak sa počet zamestnancov začne zvyšovať, môžete využiť kvalitné personálne systémy. Ušetria vám veľa času.
• Evidencia dokladov o vašom podnikaní: Prehľadne uchovávajte nielen živnostenský list, ale aj napr. nájomnú zmluvu na sídlo firmy, kolaudačné rozhodnutie a plány k prevádzke, posudok z hygieny atď.
• Evidencia obchodného majetku vrátane toho drobného.

Aké digitálne nástroje vám môžu pomôcť?

Obchodné záznamy môžete viesť v podstate digitálne. Okrem sofistikovaného účtovného softvéru nájdete pre každý segment podnikania špecializovaný systém. Rýchlo rastúce spoločnosti potom môžu využiť riešenie šité na mieru, ktoré spája všetky potrebné databázy do jedného používateľského rozhrania.

Rady a tipy

• Nenechajte dokumenty kopiť sa na stole. Pravidelne uchovávajte záznamy. Každý týždeň si stanovte vyhradený čas, ktorý budete venovať dokladom, alebo ich pravidelne odovzdávajte svojmu účtovníkovi.
• Nespoliehajte sa, že si dôležité údaje zapamätáte. Záznamy si začnite viesť od začiatku podnikania. Potom sa budú ľahšie udržiavať.
• Nezabudnite, že pri zhromažďovaní údajov musíte dodržiavať právne predpisy, najmä GDPR. Aj v prípade kópií dokladov totožnosti musíte získať súhlas na ich vyhotovenie.
• Udržujte si prehľad o novinkách v digitalizácii. Uľahčí vám to vedenie evidencie a nové nástroje vám tiež môžu ušetriť čas a peniaze.
• Ako živnostník môžete využiť prehľadnú analýzu svojich príjmov a výdavkov v internet bankingu.