Ako dlho sa archivujú daňové doklady a faktúry?

Ktoré dokumenty archivovať a ako dlho?

Zákon stanovuje pre rôzne dokumenty rozličné dĺžky archivačných lehôt. Najdlhšie sa odporúča uchovávať mzdové listy, a to po dobu 50 rokov, a zamestnanecké spisy po dobu 70 rokov. Ak nedodržíte stanovené archivačné lehoty, môžu vám byť uložené sankcie, ktorých výška môže dosiahnuť až 100 000 eur.

Archivačné lehoty

FO, neplatiteľ DPH (aj v režime paušálnych výdavkov):

• Archivujete doklady súvisiace so stanovením dane z príjmov (prijaté a vydané faktúry).
• Lehota: 10 rokov

FO, platiteľ DPH:

• Archivujete aj doklady vzťahujúce sa na platbu DPH.
• Lehota: 10 rokov

Ak zamestnávate zamestnancov:

• Archivujete pracovné zmluvy po dobu 5 rokov, mzdové listy po dobu 50 rokov a zamestnanecké spisy po dobu 70 rokov.

Existuje však viac dokumentov, ktoré musíte archivovať, a tie závisia na vašom konkrétnom druhu podnikania. Niektoré dokumenty je vhodné archivovať, aj keď vám to zákon neukladá. Presná a starostlivá archivácia sa môže hodiť pri prípadných sporoch alebo úradných kontrolách (napríklad z finančného úradu, úradu práce, hygieny atď.).

Ako vykonávať archiváciu?

Archivovať môžete tromi spôsobmi:

• fyzicky (napríklad v šanónoch),
• digitálne,
• kombinovane. Fyzická archivácia sa môže zdať ako najbezpečnejšia, ale aj papierové dokumenty sa môžu poškodiť, napríklad kvôli nesprávnemu skladovaniu, keď vyblednú stránky, alebo ich môžu zničiť povodne, pleseň alebo rozliata káva. Okrem toho s rastom firmy rastie aj objem dokladov, čo sťažuje ich vyhľadávanie. Preto si vytvorte systém, podľa ktorého budete dokumenty ukladať. Súčasne tiež spíšte stručný archivačný poriadok. Stanovte si, ktoré dokumenty uchovávať a ako dlho. Zároveň určte, kto má počas archivácie prístup k dokumentom. Každé nahliadnutie starostlivo zaznamenajte.

Pravidlá pre skartáciu

Po uplynutí archivačnej lehoty by ste mali dokumenty skartovať a vykonať zápis o skartácii. Podrobnosti nájdete v zákone o archívoch a registratúrach. Dbajte najmä na to, aby boli dáta nenávratne zničené a nemohli uniknúť.  Nezabudnite ani na GDPR. Osobné údaje uchovávajte len po nevyhnutne potrebnú dobu.

Aké digitálne nástroje vám môžu pomôcť

Doklady môžete uchovávať aj v digitálnej podobe. Neodporúčame ich však len naskenovať. Zo zákona musíte byť schopní po celú dobu archivácie preukázať:

• vierohodnosť pôvodu,
• neporušiteľnosť obsahu,
• čitateľnosť. To zaručíte najmä elektronickou časovou pečiatkou. Aj digitálne dokumenty sa môžu poškodiť. Nespoliehajte sa preto len na cloudové úložiská, ale vyberte si špecializovanú firmu pre správu online dokumentov.

Rady a tipy

• Vo firme musíte archivovať aj ďalšie dokumenty a doklady. Na začiatku podnikania je preto užitočné si vytvoriť archivačný plán.
• Nezabudnite, že archivačné lehoty sa môžu meniť. Pravidelne preto sledujte príslušné predpisy.