Dane a účtovníctvo
11. 9. 2026
3 min
Ako dlho sa archivujú daňové doklady a faktúry?
Ak vystavujete faktúry, ste povinní ich archivovať počas zákonom stanovenej lehoty. Táto povinnosť platí aj v prípade, že nevediete účtovníctvo alebo ste v režime paušálnych výdavkov. Starostlivé uchovávanie dokladov je kľúčové v prípade daňovej kontroly, reklamácií alebo zamestnaneckých sporov. Čo vám ukladá zákon o archivácii, ako skartovať staré dokumenty a kedy sa môže archivačná lehota predĺžiť?
V tomto článku nájdete:
Ktoré dokumenty archivovať a ako dlho?
Slovenská legislatíva rozlišuje rôzne lehoty podľa typu dokumentov. Kým bežné faktúry musíte uchovávať 10 rokov, pri dokumentoch spojených so zamestnancami sa lehoty predlžujú až na 50 rokov. Ak porušíte povinnosti podľa zákona o účtovníctve, daňový úrad vám môže uložiť pokutu až do výšky 3 000 000 eur (pri závažných porušeniach, napríklad pri úplne chýbajúcom účtovníctve).
Archivačné lehoty
FO, neplatiteľ DPH (aj v režime paušálnych výdavkov):
- Archivujete doklady súvisiace so stanovením dane z príjmov (prijaté a vydané faktúry, účtovné doklady o príjmoch a výdavkoch).
- Lehota: 10 rokov
FO, platiteľ DPH:
- Archivujete aj doklady týkajúce sa evidencie DPH.
- Lehota: 10 rokov
Ak zamestnávate zamestnancov:
- Archivujete výplatné pásky, podklady na výpočet miezd, prehľady o odvodoch počas 10 rokov, mzdové listy a evidenčné listy dôchodkového poistenia počas 50 rokov a zamestnanecké spisy v trvaní 70 rokov.
Existuje však viacero dokumentov, ktoré musíte archivovať a ktoré závisia od konkrétneho druhu vášho podnikania. Niektoré dokumenty je vhodné archivovať, aj keď vám to zákon neukladá. Presná a starostlivá archivácia sa môže hodiť pri prípadných sporoch alebo úradných kontrolách (napríklad z finančného úradu, úradu práce, hygieny atď.).
Ako vykonávať archiváciu?
Archivovať môžete tromi spôsobmi:
- fyzicky (napríklad v šanónoch,)
- digitálne,
- kombinovane.
Fyzická archivácia sa môže zdať ako najbezpečnejšia, ale aj papierové dokumenty sa môžu poškodiť, napríklad pri nesprávnom skladovaní, keď vyblednú stránky, prípadne ich môžu zničiť povodne, pleseň alebo rozliata káva. Okrem toho s rastom firmy rastie aj objem dokladov, čo sťažuje ich vyhľadávanie.
Preto si vytvorte systém, podľa ktorého budete dokumenty ukladať. Súčasne spíšte aj stručný archivačný poriadok. Stanovte si, ktoré dokumenty treba uchovávať a ako dlho. Zároveň určte, kto má počas archivácie prístup k dokumentom. Každé nazretie starostlivo zaznamenajte.
Pravidlá skartácie
Po uplynutí archivačnej lehoty by ste mali dokumenty skartovať a vykonať zápis o skartácii. Podrobnosti nájdete v zákone o archívoch a registratúrach. Dbajte najmä na to, aby boli dáta nenávratne zničené a nemohli uniknúť.
Nezabudnite ani na GDPR. Osobné údaje uchovávajte len nevyhnutne potrebný čas.
Aké digitálne nástroje vám môžu pomôcť
Doklady môžete uchovávať aj v digitálnej podobe. Neodporúčame ich však len ich naskenovať. Zo zákona musíte byť schopní počas archivácie preukázať:
- vierohodnosť pôvodu,
- neporušiteľnosť obsahu,
- čitateľnosť.
To zaručíte najmä elektronickou časovou pečiatkou.
Aj digitálne dokumenty sa môžu poškodiť. Nespoliehajte sa preto len na cloudové úložiská, ale vyberte si špecializovanú firmu pre správu online dokumentov.
Rady a tipy
- Vo firme musíte archivovať aj ďalšie dokumenty a doklady. Na začiatku podnikania je preto užitočné vytvoriť si archivačný plán.
- Nezabudnite, že archivačné lehoty sa môžu meniť. Pravidelne preto sledujte príslušné predpisy.
Pomohol vám tento článok?
