Ako sa preukazujú náklady

Preukazovanie nákladov a daňová kontrola

Ak ste ako živnostník povinný viesť daňovú evidenciu alebo účtovníctvo (t. j. ak nie ste v režime paušálnych výdavkov), musíte okrem účtovnej evidencie viesť aj daňové doklady a iné podklady, ktorými môžete preukázať oprávnenosť vynaložených nákladov. Povinnosť preukázania, že výdavok bol skutočne vynaložený, je na vás. Zákon neuvádza konkrétne doklady, ktoré preukazujú oprávnenosť výdavku. Preto si pri každom väčšom výdavku uschovajte najmä tieto doklady:

• faktúru (daňový doklad),
• zmluvu,
• objednávku,
• akúkoľvek písomnú komunikáciu (e-maily). Čím konkrétnejšie a presnejšie sú dôkazné prostriedky na preukázanie oprávnenosti vykazovaného výdavku, tým lepšie. Následne je taktiež dôležité, aby ste viedli riadnu účtovnú (resp. daňovú) alebo skladovú evidenciu.

Keď príde kontrola z daňového úradu

Príchod kontroly z daňového úradu je vopred oznámený zaslaním písomného listu do vašej poštovej schránky. V oznámení budete informovaní:

• ktorej dane (daní) sa kontrola týka,
• za aké obdobie bude kontrola vykonaná,
• ktoré doklady si máte pripraviť Daňový úrad môže požadovať zmluvy s obchodnými partnermi, odovzdávacie protokoly, objednávky, bankové výpisy, pokladničné doklady, ale napríklad aj fotodokumentáciu obchodnej transakcie. Kontrola začne spravidla do 40 dní od ohlásenia. V prípade, že by vám dátum nevyhovoval, do 8 dní od doručenia sa môžete odvolať.

Tipy na preukazovanie výdavkov: ako na služobné cesty alebo školenia

Čím vyššiu hodnotu výdavkov si uplatňujete, tým viac podporných dokumentov by ste k nim mali mať. Platby na bankový účet sa tiež dokazujú ľahšie ako platby v hotovosti. Väčšie hotovostné platby sa hodnotia ako rizikové. Ako dôkaz môžete použiť aj svedecké výpovede. Vhodné sú napríklad výpovede zamestnancov, ktorí boli prítomní pri uzatváraní zmluvy. Naopak, svedeckú výpoveď nemôže poskytnúť člen orgánu právnickej osoby. Okrem toho je dôležité vedieť, že svedecké výpovede môžu pomôcť, no v každom prípade sú nevyhnutné aj písomné dokumenty.

Typické príklady podporných dokumentov na preukázanie nákladov sú napríklad:

Výdavky súvisiace so služobnými cestami:

• vstupenky na školenie,
• e-mail potvrdzujúci vytvorenie objednávky,
• zápisnice zo stretnutí,
• fotodokumentácia,
• záznamy o jazde (ak ste na školenie cestovali autom a chcete preukázať spotrebu paliva).

Dodanie materiálu:

• dodacie listy,
• nákladné listy,
• skladové záznamy,
• archivovaná komunikácia s dodávateľmi a zákazníkmi

Dodávka služieb:

• zmluvy,
• objednávky,
• zápisnice zo stretnutí,
• vzájomná komunikácia.

Ako vám môžu pomôcť digitálne technológie?

Uchovávajte svoje dokumenty v digitálnej podobe. Vďaka digitalizácii a automatizácii môžete zabezpečiť, aby boli všetky riadne archivované. Ich príprava na daňovú kontrolu bude rýchla a efektívna.

Rady a tipy

• Náklady uplatnite v období, s ktorým vecne a časovo súvisia.
• Veďte dôkladnú a úplnú účtovnú alebo daňovú evidenciu.
• Zákon definuje niektoré náklady ako daňovo neuznateľné. Tie si nemôžete uplatniť, aj keď ste ich vynaložili na dosiahnutie alebo udržanie príjmov.
• Starostlivo posúďte, ktoré náklady sú odpočítateľné z daní. Nezabudnite však, že daňové pravidlá sa z času na čas menia.
• Nie ste si niečím istí? Poraďte sa so svojím účtovníkom alebo priamo na daňovom úrade.

Tento článok reflektuje právny stav k 30. 6. 2024.