Ako si môžete v podnikaní automatizovať faktúry

Čo je automatizácia fakturácie?

Pomocou automatizácie fakturácie môžete čiastočne alebo úplne automatizovať manuálne úlohy spojené s vytváraním, odosielaním alebo sledovaním faktúr. K dispozícii sú rôzne softvérové aplikácie alebo cloudové služby, ktoré vám pomôžu znížiť administratívnu prácu, urýchliť platobné cykly a minimalizovať riziko chýb alebo nezaplatených faktúr. Vďaka automatizácii môžete tiež výrazne zefektívniť cash flow a zlepšiť výkonnosť svojej firmy.

Aké sú hlavné výhody automatizácie fakturácie?

Hlavným prínosom automatizácie je jednoznačne úspora času, energie a peňazí, ktoré môžete investovať do iných činností. Manuálne spracovanie faktúr môže byť nielen časovo náročné, ale je aj náchylné na chyby. Vďaka automatizácii sa môžete vyhnúť finančným stratám a ďalším komplikáciám. Okrem toho automatizované systémy dnes ponúkajú rýchlejšie a spoľahlivejšie metódy vytvárania a odosielania faktúr a tiež zlepšujú komunikáciu so zákazníkmi, napríklad prostredníctvom odpovedajúcich e-mailov a správ.

Aké sú možnosti automatizácie?

Nižšie vám stručne ukážeme, s čím všetkým vám pri fakturácii môžu pomôcť moderné nástroje alebo aplikácie:

• Môžete si nechať automaticky vystavovať pravidelné faktúry alebo zálohové faktúry.
• Po zaplatení faktúry môžete poslať automatickú odpoveď na platbu.
• Tieto systémy dokážu automaticky spárovať prijaté platby s faktúrami.
• V prípade nezaplatenia faktúry systémy automaticky zasielajú neplatičom upomienky.
• Váš e-shop alebo webová stránka môžu byť prepojené s fakturačnými a platobnými systémami.
• Vždy máte prehľad o tom, koľko ste fakturovali, koľko vám prichádza na účet a koľko máte zaplatiť.
• Tieto systémy vám umožňujú automaticky aktualizovať kontakty na dodávateľov a zákazníkov a v prípade potreby dohliadať na nespoľahlivých platiteľov.
• Ak nie ste platcom DPH, môžete si nechať sledovať prekročenie obratu pre povinnú registráciu.
• Na fakturačné aplikácie možno napojiť mnoho ďalších aplikácií, ktoré potrebujete pre svoje podnikanie.
• Fakturáciu môžete zdieľať s ostatnými kolegami alebo externými účtovníkmi, ktorým udelíte určité oprávnenia.
• Váš účtovník môže tiež exportovať faktúry vo formátoch pre najpoužívanejšie účtovné programy.
• Všetky svoje účtovné údaje môžete vidieť na jednom mieste v prehľadných tabuľkách alebo grafoch.
• Máte neustály prehľad o histórii fakturácie s ktorýmkoľvek klientom.
• Systémy vám uľahčia prácu s daňovými priznaniami k dani z príjmov fyzických osôb, DPH alebo kontrolným výkazom.

Ako vám môžu pomôcť digitálne technológie?

Existuje niekoľko populárnych online fakturačných nástrojov. Medzi najznámejšie a najpoužívanejšie patria:

• iDoklad je jeden z najpoužívanejšíc fakturačných nástrojov na Slovensku. Ponúka širokú škálu funkcií vrátane fakturácie, pokladničných dokladov, daňových dokladov a účtovnej evidencie.
• FakturaOnline.sk je ďalší obľúbený nástroj, ktorý ponúka podobné funkcie ako iDoklad.

Tieto nástroje sú známe svojou širokou škálou funkcií, jednoduchým používaním a prijateľnou cenou.

Rady a tipy

• Pozrite si rôzne nástroje a vyberte si ten, ktorý najlepšie vyhovuje potrebám vašej firmy.

• Pri výbere správneho nástroja zvážte možnosť jednoduchého prepojenia s ostatnými digitálnymi nástrojmi, ktoré používate pre svoje podnikanie. Jednoduchá výmena informácií s účtovným softvérom alebo bankou je často kľúčovým kritériom.

• Otestujte si nový nástroj, aby ste sa uistili, že všetko funguje tak, ako má. Väčšina poskytovateľov ponúka možnosť vyskúšať si ich nástroje zadarmo.

• Zaškoľte všetkých ľudí, ktorí budú nástroj používať. Môžu to byť vaši kolegovia alebo aj externí zamestnanci.

• Ak je softvér nainštalovaný v počítači, aktualizujte ho, aby ste mohli čo najskôr využívať nové funkcie a zabezpečenie.

• Pravidelne kontrolujte proces fakturácie, aby bol efektívny a bez chýb.

• Nikdy nepodceňujte bezpečnostné aspekty.

• Nespoliehajte sa výlučne na automatizáciu. Komunikujte s jednotlivými klientmi a dodávateľmi, aby ste skontrolovali problémy s fakturáciou.

• Mnohé nástroje ponúkajú analytické funkcie, ktoré vám pomôžu lepšie pochopiť finančné zdravie vašej firmy.