Dane a účtovníctvo
16. 7. 2025
6 min
Ako začať elektronicky fakturovať a aké výhody to prináša
Elektronické faktúry sú dnes štandardom, nie výnimkou. Prechod z papierových faktúr na faktury online prináša podnikateľom množstvo výhod – od úspory času a peňazí, cez rýchlejšie platby až po jednoduchšiu správu účtovníctva. V tomto článku sa dozviete, ako začať s elektronickou fakturáciou, čo na to potrebujete a aké benefity vám prinesie.
V tomto článku nájdete:
Prečo prejsť na elektronické faktúry?
Papierové doklady sú minulosť. Dnes je jednoduché vystaviť online faktúru za pár sekúnd. Automaticky sa vyplnia údaje, vypočíta sa DPH, faktúra sa pošle klientovi a vy ju máte bezpečne uloženú v cloude. Elektronické faktúry šetria:
- čas – rýchle vystavenie a odoslanie,
- peniaze – bez tlače, obálok, poštovného,
- priestor – digitálne úložisko namiesto šanónov,
- nervy – žiadne chyby z prepisovania údajov.
Ako vytvárať, odosielať a archivovať elektronické faktúry?
Mnohí podnikatelia začínajú s faktúrami v Exceli či Worde. To však často vedie k chaosu, chybám a strate prehľadu. Profesionálnejšou cestou je používanie fakturačného softvéru.
Vďaka digitálnym nástrojom bude vytváranie elektronických faktúr hračka. Existuje veľké množstvo softvéru a aplikácií, ktoré vám (buď zadarmo, alebo za poplatok) umožnia faktúry nielen vytvárať, ale aj upravovať, odosielať, pripomínať, stornovať alebo archivovať. Pomôžu vám taktiež udržať prehľad v nákladoch alebo v skladových zásobách či objednávkach.
Čo potrebujete na vystavovanie elektronických faktúr?
- Fakturačný program alebo aplikáciu – dostupné sú webové, desktopové aj mobilné riešenia
- Zákaznícke údaje – programy vedia automaticky doplniť dáta podľa IČO.
- Pripojenie na internet – pre odosielanie a synchronizáciu údajov.
Čo dokážu online fakturačné programy?
- vystavovať všetky druhy faktúr z predpripravených šablón
- upravovať a stornovať faktúry
- odosielať online faktúry (e-mailom alebo ako odkaz)
- generovať QR kód na rýchlu platbu
- archivovať doklady v cloude
- synchronizovať faktúry s účtovným softvérom
Elektronický podpis na faktúre – je povinný?
Nie, elektronický podpis na faktúre nie je podľa slovenského zákona o DPH povinný. Faktúra v elektronickej forme je rovnocenná papierovej, ak obsahuje všetky náležitosti. Dôležité je zabezpečiť:
- autenticitu pôvodu (jasný odosielateľ)
- neporušenosť obsahu (faktúra sa po vystavení nemení)
- čitateľnosť počas celej doby archivácie
Na tieto účely postačuje používať dôveryhodný fakturačný softvér. Ak však chcete posilniť právnu istotu, elektronický podpis na faktúre (napr. kvalifikovaný certifikát) je vhodným doplnkom.
Ako správne archivovať elektronické faktúry?
Archivácia faktúr je zákonnou povinnosťou každého podnikateľa, bez ohľadu na to, či ide o elektronickú alebo papierovú formu. Faktúry musia byť uchovávané v čitateľnej forme, dostupné pre účely daňovej kontroly a bez možnosti dodatočných úprav. V prípade elektronických dokladov to znamená, že by mali byť uložené v zabezpečenom digitálnom priestore s pravidelnými zálohami. Odporúča sa:
- používať cloudové úložiská s prístupovým heslom alebo dvojfaktorovým overením,
- pravidelne zálohovať údaje na viacerých miestach (napr. aj externý disk),
- uchovávať faktúry v PDF formáte, ideálne s časovou pečiatkou alebo podpisom,
- zachovať dostupnosť dokladov počas celej doby archivácie, čo môže byť až 10 rokov.
Nezabúdajte, že zákonné lehoty pre archiváciu sa líšia podľa typu dokumentu a právnej povinnosti. Presný prehľad povinností a lehôt nájdete v článku o lehotách archivácie faktúr a daňových dokladov.
Aké sú výhody a nevýhody elektronického fakturovania?
Výhody
- Aplikácia vám ponúkne predpripravené vzory online faktúr, na ktorých si budete môcť nastaviť napríklad vzhľad, jazyk alebo aj cudziu menu.
- Údaje odberateľa alebo dodávateľa sa vďaka zadaniu IČO vyplnia na faktúru sami.
- Klientov si taktiež môžete pridať do zoznamu kontaktov a opakovane kontakty na faktúrach využívať.
- Aby ste ušetrili čas, niektoré programy vám dovolia prednastaviť si šablóny správ pri odosielaní a poďakovaní za zaplatenie faktúry či dokonca pravidelné opakované faktúry, ktoré sami zákazníkom zašlú.
- Faktúry môžete svojim klientom poslať e-mailom alebo priamo z aplikácie.
- Môžu obsahovať QR kód, ktorým vaši klienti zaplatia faktúry takmer okamžite, a to pomocou telefónu alebo aplikácie svojej banky.
- Veľa z nich ponúka aj funkciu sledovania nákladov či skladových zásob.
- Program za vás na faktúru zahrnie všetky zákonom povinné položky, takže sa nemusíte báť, že tam nejakú neuvediete.
- Faktúry vystavíte kdekoľvek a kedykoľvek, napríklad cez svoj smartfón alebo notebook.
- Účtovníci budú nadšení, pretože mnohé z aplikácií vám umožnia export faktúr do účtovného softvéru bez toho, aby ste ich tam museli ručne zadávať.
- V programe si takisto udržíte prehľad vo svojich tržbách a cashflow vďaka grafickým vyhodnoteniam a štatistikám.
Nevýhody
- Online prostredie je náchylné k strate dát. Preto pravidelne faktúry a informácie o podnikaní zálohujte.
- Nie všetky programy ponúkajú svoje funkcie zadarmo, preto budete pravdepodobne musieť do softvéru na začiatku zainvestovať peniaze. Pri väčšine nástrojov je však možné zvoliť mesačné predplatné, takže sa investícia rozloží v čase.
- Účtovnícke systémy zákazníkov sa môžu od tých vašich odlišovať. Budete tak možno nútení zaistiť vzájomnú kompatibilitu programov.
Ako si vybrať softvér pre online fakturáciu?
Na trhu existuje množstvo fakturačných nástrojov, no nie každý bude vyhovovať vašim potrebám. Predtým než sa rozhodnete, venujte čas porovnaniu funkcií, používateľského rozhrania a možností prepojenia s inými systémami. Správny výber vám dokáže ušetriť hodiny práce a zároveň zabezpečí, že fakturácia bude rýchla, spoľahlivá a bez zbytočných chýb.
Kľúčové otázky pred výberom:
- Ponúka program skúšobnú verziu?
- Je rozhranie intuitívne a legislatívne prispôsobené slovenčine?
- Umožňuje online faktury a elektronickú archiváciu?
- Vie program generovať elektronický podpis na faktúre?
- Je kompatibilný s vaším účtovníctvom?
Ako vám môžu pomôcť digitálne technológie?
Na Slovensku existuje mnoho digitálnych fakturačných programov, ktoré vám pomôžu zjednodušiť a zefektívniť správu faktúr. Príkladom môžu byť iDoklad, SuperFaktúra, mPOHODA, Účto+, Faktúry Online či zložitejšie ekonomické a účtovné systémy ako MONEY S3 alebo OMEGA.
Rady a tipy
- Pred nákupom online fakturačného softvéru si ho vyskúšajte v skúšobnej verzii (ak program nejakú ponúka) – zistíte tak, či vám jeho prostredie a funkcie vyhovujú.
- Nezabudnite sa pozrieť aj na recenzie ostatných užívateľov, ktoré vás uistia, že kupujete kvalitný a spoľahlivý softvér.
- Využívajte v aplikáciách šablóny a automatické výpočty DPH, aby ste si ušetrili čas.
- Archivujte a zálohujte všetky elektronické faktúry, aby ste sa k nim aj v prípade núdze ľahko dostali a zároveň o ne neprišli.
- Dajte svojmu účtovníkovi prístup do vášho fakturačného účtu a k faktúram a už nikdy neriešte telefonáty s prosbou o ich zaslanie.
- Zaistite si účet dvojfaktorovým overením a chráňte ho tak pred neautorizovaným prístupom.
Pomohol vám tento článok?
